第一章 总则

第一条 为做好公文处理工作，规范公文格式，特参照《中国汽车工程学会（以下简称中汽学会）秘书处公文管理细则》，并结合分支机构具体情况，特制定本规范。

第二条 中国汽车工程学会（以下简称中汽学会）所属分支机构（包括工作委员会和专业分会）公文是具有法定效力的规范体式文书，是分支机构开展业务活动的重要工具。

第二章 公文种类

第三条 分支机构公文分为“文件”和“便函”两种。

第四条 “文件”的主要文种和使用范围如下。

决定：适用于对重要事项或重要活动的安排，表彰和任免人员等。

通知：适用于转发学会理事会、秘书处的公文，发布本分支机构管理制度和业务活动通知等。

报告：适用于向学会理事会、秘书处汇报工作，反映情况，答复有关询问。

请示：适用于向学会理事会、秘书处请求指示、批准。

意见：适用于向学会理事会、秘书处、其他分支机构或其他无隶属关系单位提出对有关问题的见解和处理办法。

函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第五条 “便函”使用范围：不宜使用“文件”但又需要备查的，以学会所属分支机构名义发出的非正式行文。

第三章 行文规则

第六条 公文处理必须严格执行国家法律、法规以及学会内部的相关规定，坚持实事求是的原则，不得超出本规范第二章所规定的种类。

第七条 除以下两种情况外，各分支机构在与其他机构联合发布公文时，应事先取得中汽学会秘书处的批准，并在其授权下签订合作协议或合同。

（1） 分支机构与中汽学会系统其他分支机构、省级汽车工程学会开展的所有合作事项；

（2） 分支机构与其他机构联合举办的学会会议。

第八条 分支机构的公文中不得涉及国家和行业秘密。凡涉及学会和分支机构秘密的，应事前向学会秘书处通报，经批准后可发布。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关（文件版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附录、主题词、抄送机关、印发机关发日期等部分组成。具体要求见本规范的各相关附件。

第十一条 公文中严格杜绝繁琐和虚假用词，正文内容应清晰、简练、用词准确。公文内容较多时，应采用附件方式。

第四章 公文管理

第十二条 各分支机构应建立发布公文的审批制度。公文正式印制前，签发人或其指定的工作人员应对公文内容进行认真审核。涉及的重大事项的公文，应事前征求三分之二以上分支机构任职人员的意见，在取得一致意见后发布。

第十三条 分支机构所发布的公文（包括文件和函）一律由主任委员或秘书长签发。如发现其他人员擅自签发或假借主任委员、秘书长名义签发的，将严肃处理。所造成的不良后果由相关人员自行承担，必要时将追究其法律责任，并追究该分支机构主任委员和秘书长的管理责任。

第十四条 各分支机构应建立所发布公文的存档制度，由专人负责管理。所有以分支机构名义发布的公文（包括自行发文和与其他机构联合发文）的存档期均应不少于五年。中汽学会秘书处将不定期组织对分支机构公文处理情况的专项核查。

第五章 附则

第十五条 本规范自中汽学会秘书长签发之日起执行。

第十六条 本规范由中汽学会秘书处负责解释。

附件一：中国汽车工程学会分支机构公文格式

附件二：中国汽车工程学会分支机构公文印装版式

附件三：中国汽车工程学会分支机构文件式样

附件四：中国汽车工程学会分支机构信函式样